Master data – kritiskt för affärssystemsprojektet!
25 okt 14
Att master data, eller grunddata, är en kritisk komponent i ett affärssystemsprojekt är knappast någon nyhet. Master data utgör grundbulten i möjligheten till att kunna skapa effektiva processer. Data som är möjligt att dela mellan många enheter men endast registreras en gång ger möjlighet att skapa effektiva flöden genom hela företagsgrupper. Det krävs dock att den är korrekt och komplett. Något som i många fall visar sig vara en nog så krävande uppgift.
Varför är då hanteringen av grunddata så svår att komma till rätta med under ett implementationsprojekt? En av anledningarna kan vara att man inte gjort hemläxan tillräckligt bra beträffande vilken information man vill ha ut ur affärssystemet till anställda, kunder och andra intressenter. Det är ju svaret på den frågan som också avgör vilka attribut man måste koppla till varje grunddataobjekt.
I många fall kan konstateras att i tidiga faser där man tvingas påbörja arbetet med att harmonisera, städa och komplettera sin grunddata har inte mottagande organisation tillräcklig insikt i hur systemet hanterar grunddata för att förstå vilka attribut som krävs. På samma sätt har inte implementationspartnerns konsulter tillräcklig kunskap om företagets verksamhet för att kunna vara tillräckligt rådgivande i samma fråga. Hur kan man då tänka sig att lösa denna till synes omöjliga ekvation?
Givetvis kan den lösas med att ha mer branschkunniga konsulter som från dag ett kan greppa vilka attribut som krävs på respektive grunddataobjekt för att kunna skapa önskade informationsflöden. Ett annat alternativ är att skapa metoder och verktyg som möjliggör en senare hantering av hela grunddataladdningen för att ge möjlighet till ömsesidig förståelse av system och verksamhet.
Många affärssystemspartner framhåller grunddata som en av de enskilt största anledningarna till förseningar i affärssystemsprojekt. Med tanke på detta är det närmast otroligt att det inte skapats fler bra verktyg för att städa och underhålla kvalitén på denna så viktiga komponent. Den partner som i sin metodik och med effektiva, användarvänliga, verktyg kan erbjuda en hantering av grunddata som både säkerställer kvalitén och att den är komplett borde kunna se framtiden an med positiva förtecken. Metodiken bör ta sin utgångspunkt i informationsbehovet sett både ur ett uppföljnings- och effektivitetsperspektiv, d.v.s. information som behövs för att räkna fram nyckeltal och för att ”köra processen effektivt”.
Grunddataproblematiken är inte bara en utmaning vid implementationsprojektet. Utmaningen fortsätter efter driftsättning. Det löpande arbetet med att underhålla grunddata är en arbetsintensiv process som bör hanteras med största noggrannhet. D.v.s. ett bra verktyg i kombination med ett tydligt ägarskap skulle inte bara rationalisera implementationen utan även ha positiva effekter på arbetet med att underhålla grunddata över tiden.