Affärssystemets resa lika viktigt som målet

Visst är målet viktigt men grundfrågan är ju om man någonsin i dagens föränderliga värld kommer att nå det s.k. målet. Målet med ett affärssystemprojekt kan vara av många skilda slag. För de som går från papper och penna till ett systemstöd kan det mycket väl vara att skapa ökad visibilitet inom den egna organisationen medan det för de organisationer som går från ett system till ett annat kanske är att skapa en ny teknisk plattform att kunna växa vidare från under överskådlig tid. Det vi kan konstatera i båda fallen är att det trots allt bara handlar om delmål som skall möjliggöra att nå nya mål.

I den allt snabbare förändringstakten inom den ”digitala affären” börjar det väl gå upp för alla att man inte kan välja om man vill vara med eller inte. Frågan är snarare om man skall ligga i framkant och försöka ta marknadsandelar den vägen och därmed också få bekosta vissa barnsjukdomar eller om man skall välja den lite säkrare vägen som ”follower” och surfa runt i det lite lugnare bakvattnet.

Oavsett hur den strategiska tanken är så tycker jag att man skall ta tillvara ”resan” det innebär att införa eller byta affärssystem. Projektet skapar nya informationsvägar som i sin tur genererar tankar och idéer som bör tas tillvara. Ett affärssystemsprojekt för samman avdelningar, personer, kompetenser, oliktänkande människor som rätt projektledda kan generera otroligt mycket mervärde för en organisation. Märk väl att det krävs att alla dessa ”oliktänkande” i botten styrs av en strukturellt väl balanserad metodik och plan för att inte kaos skall uppstå. Den övergripande planen skall finnas där och vara vägledande och med denna som ledstång kan man tillåta lite mera fritt tänkande och skapa nya möjligheter. Utan ledstången, den väl genomarbetade projektplanen, kan fritänkandet ta överhand och äventyra hela projektet. Önsketänkande som utan stark styrning lätt kan leda till förseningar och ohanterbara kostnadsökningar är inte önskvärt utan det som eftersträvas är kreativitet som hanteras i ordnade former och där ett väl utarbetat ”business case” ligger till grund för varje avsteg från den ursprungliga planen.

En allt för stelbent projektplan som inte tillåter fritt tänkande kan resultera i att mycket bra förändringsinitiativ kvävs och att projektet per definition når sina ”initialt ställda produkt, effekt och projektmål” som etablerades under upphandlingen som genomfördes för ”lång tid tillbaka” och som i vissa fall kanske är helt överspelade då den digitala affären helt har förändrats p.g.a. av nya tekniska möjligheter.

Min övertygelse är alltså inte att man skall strunta i att sätta mål under projektets inledning eller att man inte skall ha en rigorös projektplan. Min grundtes bygger snarare på att det är väldigt viktigt med mål och en plan för att nå dem men att projekt som pågår under lång tid måste löpande utvärdera om målen skall justeras p.g.a. att omvärlden förändrats och nya möjligheter skapats. För att kunna göra detta krävs enligt mig att det finns något att ”justera”, d.v.s. väl dokumenterade mål och vägen dit, projektplanen.

Etablera mål och plan som möjliggöra att ta tillvara den kreativa miljö som projektet skapar och tillse att metodiken fångar upp idéer och har verktyg för att hantera dessa samt eventuella förändringar i mål och vägen dit.