Vem äger HR ur ett IT-perspektiv?

Administrativa rutiner kring personalutveckling som rekrytering, lönerevision, utbildning och rehabilitering har blivit kritiska processer för alla företag och offentliga organisationer. Området uppmärksammas allt mer ur olika perspektiv. Organisationen måste så långt som möjligt finna och matcha ”rätt” kompetens mot varje enskild uppgift i företaget och kunna stödja med ett effektivt arbetsflöde. HRM har blivit ett ”måste” och processerna inom detta område kräver både långsiktiga och kortsiktiga perspektiv täckande flera dimensioner.

Den ”gamla tidens” personalchef som ansvarade för att löner betalades ut i rätt tid och att företaget följde avtal, lagar och regler har på många företag uppgraderats till HR-chef. I takt med att företagen går från ord till handling kring devisen ”personalen är företagets viktigaste resurs” skapas nya processer och den nya HR-chefen får en allt större betydelse internt i företaget. Det blir allt vanligare att HR-chefen sitter med i ledningsgruppen.

Det finns idag inga verksamhetsprocesser som fungerar utan ett stödjande och effektivt IT-stöd. Produktionsavdelningen har bland annat stöd för inköp, lager, planering, tillverkning och leverans. Marknadsavdelningen har stöd moduler för CRM och fakturering. Ekonomiavdelningen har stöd för bokföring och ekonomistyrning. Personalavdelningen har stöd för lön, tidredovisning och utlägg. De system som brukas för dessa behov är oftast företagets affärssystem, lönesystem och ekonomisystem.

Var hamnar då HR i detta sammanhang? Vem äger HR internt på företaget ur ett IT-perspektiv? Och vilka leverantörer och system kan stödja hela processflödet som ofta berör ett flertal applikationer? HerbertNathan & Co medverkar varje år i ett stort antal upphandlingar av affärssystem, ekonomi- och PA-system. Allt oftare ställs krav på stöd även för HR i upphandlingarna. I många fall hamnar HR i kläm mellan andra verksamhetsprocesser utan att någon tar ansvar för helheten.

Tidigare var det de traditionella leverantörerna av lönesystem som tog täten gällande utvecklingen mot bredare och mer heltäckande HR-system. Dock håller marknaden snabbt på att svänga. Idag ingår HR allt oftare som en integrerad del i de traditionella affärssystemen. Vilken typ av leverantör skall då kunden välja för att utveckla sina HR-processer – leverantören av affärssystem eller leverantören av lönesystem? Det finns inget självklart svar på denna fråga.

Lite förenklat kan man hävda att HR borde ingå som en naturlig del i ett affärssystem då flera verksamhetsprocesser inom exempelvis säljstöd, service och produktion har naturliga kopplingar till HR. Samtidigt finns det klara paralleller mellan lönebearbetning, lönerevision och kompetensutveckling vilket talar till fördel för lönesystemen.

Kunden som står inför en upphandling/uppgradering av sina system bör utgå ifrån vilka personalkategorier på företaget som har behov av ett HR-stöd. Oftast är det chefer med personalansvar som redan har ett ansvar för beläggning, fakturering, försäljning och leverantörskostnader. Allt talar för att dessa chefer vill ha så få gränssnitt som möjligt i sin vardag och slippa arbeta med många olika system. I brist på andra heltäckande alternativ är det affärssystemet som därmed vinner kampen om HR-stödet.  Vad händer då med lönemodulen? Det finns en viss parallell med den traditionella huvudboken i redovisningen som blivit ”slutstation” för grunddata. Med all sannolikhet förblir lönesystemet ett renodlat stöd för enbart löneutbetalning, men ack så viktigt för att skapa och betala ut rätt lön till rätt medarbetare i rätt tid.