Varför tvekar man att uppgradera eller byta sitt ”gamla affärssystem”?
9 mar 14
Under slutet av 90-talet och inledningen av 2000-talet var det många organisationer som ganska enkelt kunde räkna hem ett byte eller en nyimplementation av ett affärssystem. Det var i första hand effektiviseringar i verksamheten med stöd av nya system som var den stora vinsten. Idag är läget lite annorlunda. De flesta organisationer har haft systemstöd för nära nog alla sina kärnprocesser under ett antal år. Man har i de fall inte standardsystemets flöden passat in optimalt gjort anpassningar som medfört att det systemstöd man har i allt väsentligt på ett bra sätt stödjer de kritiska verksamhetsprocesserna.
Under 2000-talets mitt och slut optimerades processernas integrationer med externa kontaktytor. Information började flyta mellan olika enheter, företag och länder som om gränser inte fanns. E-handel tar fart och ytterligare integrationspunkter etableras. Många har byggt både interna och externa effektiva flöden med stöd av de affärssystem man implementerade runt millenniumskiftet. Åratal av smärre justeringar har succesivt gjort processerna mer och mer totalintegrerade och mer och mer effektiva både mätt på totala processen och delar av den. Det administrativa flödet är nära nog optimalt.
Orsaken till att många tvekar att uppgradera eller byta affärssystem är antagligen således att motiven inte längre är så självklara men de finns där om man skrapar lite på ytan.
Det kan vara rent tekniska skäl såsom att supporten upphör på den version som används. Att rensa upp i gjorda anpassningar och nyttja funktionalitet som finns som standard i nyare versioner är ett bra sätt att minska framtida uppgraderingskostnader, d.v.s. sänka ”TCO” sett över en lite längre tidsperiod. En annan viktig faktor kan vara att göra sin lösning mer flexibel beträffande möjligheten att koppla på nya enheter vid förvärv eller koppla bort enheter vid avyttring.
Dock tror jag att man kan hitta en av de största nyttorna med att se över sitt affärssystem och de processer det skall stödja genom att ta utgångspunkt i var anställds och andra intressenters informationsbehov vid varje givet tillfälle. T.ex. vilken information behöver en säljare när man är på väg in till en kund, vilken aktualitet krävs och i vilket format vill man ha det? Låt sedan svaren lägga grunden till design och etablering av justerade processer och systemstöd.
Sätt företagets intressenter såsom anställda, kunder, leverantörer, m.fl. och deras informationsbehov i centrum vid nästa uppgradering eller byte av affärssystem så kommer det att finnas möjlighet att återigen räkna hem förändringen.