Lärande och utbildning är en kritisk del av ett affärssystemsprojekt
28 sep 16
Ett affärssystemsprojekt handlar om att effektivisera och optimera kundens affärsprocesser och förändringar i dagens arbetssätt är således en naturlig följd av projektet.
Det handlar nästan alltid om att två parter skall lära sig om varandras specialkompetenser. Leverantören skall lära sig samt förstå kundens verksamhet och behov för att kunna designa en så effektiv lösning som möjligt och förhoppningsvis också kunna bidra med branschkunskap och ”good practice ” från tidigare implementationer. Kunden i sin tur måste lära sig förstå systemets möjligheter och logiska uppbyggnad för att se potential och möjligheter i systemet samt kunna ta ett ansvar och ägarskap över systemet längre fram. Det är ju trots allt kunden som kommer att äga systemlösningen när projektet stängs ner.
Lärandet börjar redan under analysarbetet i analysfasen. Om det inte redan är framtaget så är det nu det är viktigt att skapa och definiera de ”användarfall” som sedan kommer att gå som en röd tråd genom projektet. Vissa leverantörer utgår från standardprocesser i detta arbete, andra skapar användarfallen tillsammans med kunden och vissa leverantörer gör det inte alls, (dvs man utgår i stället från funktioner i systemet och inte arbetsprocesserna). Det är även under analysarbetet i projektet som kunden behöver en generell grundutbildning i systemet och en ”sandbox” miljö för att testa sig fram och bekanta sig med systemet, ”learning by doing”, Hur lägger jag upp en artikel? Hur lägger jag upp en leverantör? Hur skapar jag en kundorder? Hur allokeras material till en produktionsorder? etc. alltså grundläggande förståelse för hur systemet hänger ihop med olika attribut kopplade till masterdata.
Nästa steg för lärandet är att skapa de framtida processerna, To-Be processer som de kallas. Det bästa sättet att göra detta är att ha ett agilt arbetssätt, dvs Analys och Design arbetet sker iterativt. Det kan vara genom ”Prototyping”, ”Conference Room Pilot” eller annan modell. På så vis kan man få med behov och möjligheter som man inte kände till på förhand. Detta steg är det viktigaste steget för att bygga upp lärandet kring lösningen och det är här kundens nyckelanvändare blir delaktiga i lösningen och bygger sin kunskapsbas. Ett kreativt samarbete och god kommunikation mellan konsulten och kundens nyckelanvändare är här helt avgörande för resultatet.
Lösningen kommer nu att konfigureras och integrationer kommer att byggas av leverantören. Det är här nästa utbildningsinsats kommer in, att utbilda på den kompletta kundunika lösningen, inklusive berörda kring processer. Det är denna utbildning som sedan kommer att vara underlag för framtagande av ”testskript ” och framtida systemtester och för att sedan i förlängningen ta fram användarinstruktioner för slutanvändarutbildning.
Det slutliga lärandet är när slutanvändarna skall lära sig systemet. Det är då normalt sett kundens nyckelanvändare från projektet som utbildar i de nya processerna och systemanvändningen.
Lärande är således en mycket viktig (nödvändig) del i ett affärssystemsprojekt, lärandet är inbyggt i implementationsmodellen, lärandet skall kretsa kring affärsprocesserna/användarfallen och sker löpande under hela projektets gång.
Det är också klokt att i projektplanen säkerställa att kompetensen byggs upp fortlöpande annars kommer man att få stora problem vid acceptanstest och driftsättning. Man kan säga att det är inför acceptanstestet som kunden kliver fram, sätter sig i förarsätet och tar över huvudansvaret i projektet.
Så när ni studerar en affärssystemsplan nästa gång, se till att utbildning och lärande finns inbakat i den.