Affärssystem kräver både förändringsledning och lärande

Att införande av ett nytt Affärssystem förutsätter förändringsledning är de flesta överens om. Av det enkla skälet att ett införande alltid leder till någon form av förändring när det gäller arbetsrutiner och/eller ansvarsroller. Förändring är också nödvändigt för att kunna realisera de nyttor som kan uppstå med ett nytt Affärssystem. Ett systeminförande utan förändring innebär i praktiken att verksamheten ödslar tid på ett systembyte där inget blir bättre för verksamheten.

 

En utmaning är att ordet förändringsledning ofta skapar oro och en hel del negativa känslor inom organisationen. Även om såväl företagsledningen som projektledningen inser behovet och talar sig varma för att investera i förändringsledning reagerar många organisationer negativt utifrån att ”nu ska det förändras igen” och där tidigare förändringar inte landat i något positivt för den enskilde individen. Ordet förändringsledning har därför i många fall blivit laddat med något negativt.

 

Ett sätt att förebygga detta eller avdramatisera är att i stället arbeta med begreppet lärande. Även om många individer är oroliga eller negativa till förändring är de flesta i motsats till detta positiva till att lära sig mer. Och införande av ett Affärssystem förutsätter att individen lär sig systemets funktioner samt skaffar sig insikt om varför det nya systemet fungerar annorlunda och varför processerna blir annorlunda.

 

Ett vanligt misstag är att förändringsledning tillämpas för att implementera det nya Affärssystemet men att det efter driftsättningen upphör. Och det är här lärandet kommer in i bilden. För att kunna realisera en bestående och maximerad nytta behöver man uppnå en form av kontinuerligt lärande inom organisationen. Om man bygger in principerna för kontinuerligt lärande under implementeringen skapar man också grunden för en lärande organisation med bra förutsättningar till att kunna realisera nya nyttor i takt med systemet utvecklas och förbättras.

 

Detta var något som diskuterades under en paneldiskussion på konferensen Forum Affärssystem den 16 maj. På scenen deltog representanter från UNIT4 och Implema tillsammans med experter inom Affärssystem och lärande från HerbertNathan & Co.

 

 

Gemensamt för leverantörerna Unit4 och Implema är att de tillsammans med sina kunder erhållit utnämningen Årets Affärssystemprojekt. Ett pris som tilldelas den kund och leverantör som tillsammans genomfört Sveriges bästa Affärssystemprojekt. Och där grunderna för nomineringen och priset bygger på att kunden och leverantören uppnått och realiserat förväntade nyttoeffekter i ett starkt samarbete.

 

En viktig del i dessa framgångsrika projekt har varit ledningens engagemang samt förankringen med såväl förändringsledning som lärande som tunga beståndsdelar i implementeringen. Förändring leder ofta enbart till förändring medan lärande frigör krafter och engagemang till att utveckla organisationen.

 

Lärande kommer framåt att bli den avgjort viktigaste parametern för att nå framgång med morgondagens Affärssystem som är molnbaserat. När vi förflyttar oss till en molnbaserad applikationsmiljö där det kommer uppgraderingar månadsvis eller veckovis i stället för årsvis behöver man skapa en förvaltningsmodell som bygger på kontinuerligt lärande. Risken är annars stor att man fortsätter att använda systemet på samma sätt utan att ta till sig de nyheter man faktiskt betalar för med sin abonnemangsavgift.