Värdefulla lärdomar från årets HR-systemprojekt

Det är nu någon vecka sedan vi delade ut priset för årets HR-systemprojekt. Ballongerna är nedplockade, galaslipsen är inhängd i garderoben och vi är tillbaka i den decembermörka vardagen.

Det är lätt hänt att allt går tillbaka till den normala lunken igen, men ett syfte med priset är att sprida erfarenheter om vad som gör att HR-systemprojekt lyckas.

Digitalisering har varit en stark trend de senaste åren och speciellt inom HR-området där många organisationer gått från arbete med papper och penna (eller möjligen Excel) till att införa ett modernt HR-system. Det har dessutom blivit extra fokus på digitalisering och moderna systemstöd under detta år när många av oss tvingats jobba hemifrån istället för från kontoret.

Min erfarenhet från detta speciella år är att hur bra tekniken än fungerar så blir det inte riktigt samma sak att ha ett möte framför datorn eller på telefonen som att faktiskt sitta i samma rum och runt samma bord. Dynamiken blir annorlunda i ett digitalt möte än i ett fysiskt möte och det är lite enklare att förstå varandra och få till en bra kommunikation när man faktiskt träffas fysiskt och inte bara ser varandra på en skärm.

En av de återkommande lärdomarna från tidigare års HR-systempriser är att en bra kommunikation och partnerskap mellan kund och leverantör är en kritisk framgångsfaktor för att lyckas med HR-systemprojekt.

Det är sant även för årets vinnare men jag skulle även vilja addera några lärdomar som jag tycker lyst igenom i år.

Den första är att ha en tydlig målbild för projektet som kan hjälpa till att styra projektet åt rätt håll. För Sabis och Sympa var ett tydligt uttalat mål att underlätta arbetet för cheferna i organisationen. Även för vinnaren Sigma Group och CatalystOne fanns en tydlig målbild där tidsbesparingar för cheferna var en kritisk komponent och där det dessutom gjordes mätningar och byggdes business case kring just tidsbesparing för cheferna. För Intrum och Workday fanns också ett business case som gav en tydlig vägledning om var de stora besparingarna fanns med att införa ett gemensamt HR-system.

I alla projekt trillar man förr eller senare ner i ett kaninhål och börjar diskutera detaljer där det finns två sidor med bra argument men med lite vilja att kompromissa. I de lägena är det väldigt bra om det finns en tydlig målbild och vision som kan hjälpa till att lyfta diskussionen till vad som faktiskt är viktigt för att hjälpa organisationen. Istället för ändlösa diskussioner om detaljer som i slutändan kanske ändå inte är så viktiga för resultatet.

En annan lärdom är att stycka upp elefanten i bitar. Alla tre projekten har börjat med ett nytt system för någon del av organisationen och sedan byggt vidare med andra delar snarare än att försöka införa allt för alla samtidigt. Det är mycket klokt att jobba i flera faser i större projekt både för att det blir ett mer hanterbart projekt med lägre risk att misslyckas men även för att man får möjlighet att samla på sig lärdomar under vägen som kan användas för att göra senare faser bättre.

Den sista lärdomen jag vill lyfta är det kritiska i att skapa engagemang och drivkraft från verksamheten att använda den nya lösningen. Det var en av de delar som gjorde starkast intryck på mig med årets vinnare: att de hade så stark efterfrågan på det nya HR-systemet från verksamheten. Det är lätt hänt att man primärt ser ett nytt HR-system som ett verktyg på HR-avdelningen men det är när man får HR-systemet att bli ett stöd för chefer och medarbetare som det verkligen skapar värde för organisationen. Det blir dessutom så mycket lättare att motivera investeringen i ett nytt HR-system om alla verksamhetschefer står bakom den och inte enbart HR-chefen.

Sammanfattat i tre punkter är årets lärdomar således:

• Ha en tydlig målbild för det nya systemet,
• Stycka elefanten och inför systemet i flera faser,
• Skapa engagemang och drivkraft från verksamheten för det nya systemet.

 

Nu ser vi fram emot ett nytt år och hoppas få se nya starka bidrag till 2021 års HR-systemprojekts tävling. Om ni genomfört ett lyckat projekt så börja förbereda er på att nominera projektet redan nu.

 

Årets vinnare och höjdpunkterna från årets prisutdelning kan du se nedan.