Projektledarens ansvar vid implementering av Affärssystem

Vi har den senaste tiden här på bloggen i en serie om 4 delar beskrivet ”Den bäst förberedda kunden” och med det gett 20 tips på saker som är viktiga att hålla koll på för kunden i ett Affärssystemprojekt, eller för den delen vilket IT-projekt som helst av större karaktär och programvara inblandad.

De 20 tipsen har rört allt från ”enkla saker” såsom att ”förebygga och undvika prestandaproblem” och ”utveckling av rapporter och blanketter underskattas” till mer komplexa förhållande som ”bristande fokus på förändringsledning” och ”oförmåga att hantera bristande kompetens hos leverantören”.

Med komplexa förhållande menar vi här i vilken utsträckning förändringar måste göras i det sätt personer i projektet utför sitt uppdrag och vilka tydliga beslut som måste tas från projektledningen kopplat till detta förhållande. Enkla saker i detta sammanhang handlar mer om omfattning (exempelvis på arbetsinsats) och volymer (av exempelvis datorkraft) som måste tillsättas. Även de enkla sakerna kräver ibland en tydlighet i beslutsfattande och ett mod att stå för sina beslut. När det kommer till de mer komplexa förhållandena, är det definitivt så att det många gånger krävs mod och styrka att stå upp för de vägval som måste göras för att gagna projektet på bästa sätt.

Oftast faller detta på projektledaren i den egna organisation hos kunden, för det är hon eller han som har överblicken och ansvaret inför den egna organisationen att driva projektet på bästa sätt och följa intentionerna i projektdirektiv och annat som uttrycker målen med projektet.

Vi ser att det ofta internt tillsätts duktiga och drivna personer som projektledare hos kunden, men som kanske inte tidigare har någon större erfarenhet av att vara ledare i en organisation eller har tidigare erfarenheter av att driva projekt. Från en dag till en annan skall personen leda ett större affärssystemprojekt med alla de utmaningar det innebär först och främst i form av planering och genomförande, men också i de situationer som uppstår där enskilda individer eller grupper inte agerar i linje med projektet förväntningar och mål.

Det kommer att uppstå situationer när det exempelvis är en intern delprojektledare som inte lyckas hålla ihop allt som skall göras inom delprojektet, det finns synpunkter på att en enskild konsult från leverantören inte fungerar såsom det var tänkt, delar av styrgruppen visar inte förståelse för komplexiteten i projektet och ställer orimliga krav. Listan kan göras lång och det kan upplevas som ”jobbigt” att ta i allt detta och även en tvekan kan uppstå vad som är rätt och fel beslut och mot vem skall man vara lojal i varje fråga eller diskussion som uppkommer i projektet?

Våra samlade erfarenheter säger oss att svaret på den frågan är att projektledaren hos kunden måste ”vara lojal mot uppdraget”, det vill säga mot projektet. Den enda rimliga slutsatsen är att det kommer att uppstå gnissel och konflikter i projektet och som ansvarig projektledare går det då inte att ta den ene eller andres parti. Detta alldeles oavsett ”vem som står för problemet”. Vägledningen måste vara att de beslut som är bäst för projektet måste fattas, det vill säga projektledaren måste vara lojal mot projektet!