I systemimplementationsprojekt är det människorna som felar, inte tekniken

Ett av mina nuvarande kunduppdrag är som projektledare för en HR- och lönesystemsimplementation. Den här typen av projekt är komplexa, utmanande och fantastiskt roliga! Projektet berör många avdelningar, användarna är i princip alla i verksamheten och implementationen förändrar ofta processer och arbetssätt rigoröst. Jag har några projekt i ryggsäcken och det finns ett par saker jag har lärt mig som är avgörande för om jag lyckas med mitt uppdrag som projektledare.

Viktigaste insikten är att det i 99 fall av 100 inte är tekniken som felar, det är människorna. Och med fel syftar jag på mänskliga fel. Vi missförstår varandra, vi blir protektionistiska när vi behöver vara öppna, vi stressar oss sönder och samman, vi prioriterar fel, vi slinter på tangenter, vi blir förbannade på varandra osv, osv.

 

Allt detta påverkar projektet negativt och risken är stor att målen inte uppnås med investeringen. När slitningarna blir för stora så ökar också risken för att projektmedlemmar går vidare från bolaget.

En av mina främsta uppgifter som projektledare är därför att minimera de mänskliga felen som riskerar projektet. Det gör jag bäst genom att leda, stötta och coacha mina projektmedlemmar. Men hur gör man det på bästa sätt? Hur skapar man ett team som är effektivt och hur skapar man ett arbetsklimat som motiverar och engagerar? Jag tror att de 5 följande sätten att agera och leda är avgörande om du ska lyckas ro projektet i hamn:

 

 

Led med integritet

Visa när du är osäker och fråga ditt team vad de tycker. En ledare behöver inte ha alla svaren. Däremot har projektledaren ett ansvar att gemensamt med teamet hitta den bästa lösningen. Och när du behöver ta ett tufft beslut, se till att ha bra förklaringar till varför. Var öppen och ärlig med ditt resonemang.

 

 

Uppmuntra sårbarhet

Det här gör du bäst genom att leda med exempel. Dela dina personliga tillkortakommanden och utvecklingsområden. Misstag och svagheter är mänskligt. Det är hur du hanterar och ibland navigerar runt dem som avgör om du kan vända det till en styrka, en lärdom.

 

 

Dela information

Dela hellre för mycket än för lite och dela med dig av såväl lyckade satsningar som utmanade situationer. Kommunikation är svårt. En av mina mentorer, då VD på bolaget jag arbetade som HR-BP på, sa med allvarsam röst när vi planerade en dragning vi skulle ha för med c:a 100 chefer;

”Marie, efter det här kommer du inte ha en version av vad du har sagt utan 100. Hur säkerställer DU med din kommunikation att de 100 versionerna liknar varandra så långt det är möjligt?”

Inget kunde vara mer sant och det är upp till mig som projektledare och se till att mitt budskap går fram genom att vara tydlig, pedagogisk och anpassa min kommunikation efter individuella behov när det krävs.

 

 

Bygg relationer 

Se till att ha kontakt med teamets medlemmar genom gemensamma möten och individuella avstämningsmöten, arbeta bredvid dem och se till att lära känna varandra. Var delaktig i deras livshändelser och fira personliga milstolpar, inte bara med team-medlemmen enskilt utan med hela teamet. En personlig framgång är också teamets vinst!

 

 

Hantera konflikter

Konflikter uppstår när människor samarbetar. Att de inträffar är inte farligt, däremot är olösta konflikter en stor risk för projektet. Hantera och lös dem.

 

Ibland har jag behövt lära mig den hårda vägen genom att misslyckas, ibland genom välvilliga kollegor och mentorer som delat med sig av sina erfarenheter. Jag hoppas de här råden hjälper dig som står inför rollen som projektledare för en systemimplementation eller kanske något annat projekt.