Gräset är inte alltid grönare på andra sidan – råd inför lönesystemsupphandlingen till er i offentlig sektor
2 sep 24
Är ni en offentlig organisation vars avtal med lönesystemsleverantören börjar närma sig sitt slut? Kanske är det snart dags för upphandling? Då vill jag passa på att ge er några råd på vägen.
I dagsläget är konkurrensen på lönesystemsmarknaden i offentlig sektor mycket begränsad och leverantörerna är (för) få.
Att upphandla lönesystem i en marknad med begränsad konkurrens kan mycket väl leda till att ni landar i samma system som ni har idag. Om så är fallet är det viktigt att se detta som en lika stor möjlighet till att utveckla er lönetjänst, ert systemlandskap och era HR-processer som om ni hade landat i att implementera ett nytt systemstöd.
I dagens snabbt föränderliga värld ställs allt större krav från verksamheterna på, att HR- och Löneavdelningar behöver utveckla och anpassa sina processer och systemstöd för att möta verksamheternas behov.
Kraven på systemleverantörerna ökar också i takt med att verksamheternas krav på effektivt processtöd och en god användarupplevelse, anpassad efter olika intressenters behov, ökar. I en kommun exempelvis finns det olika intressenter, vissa behov har de gemensamma, andra är unika för just en enskild förvaltning. Exempelvis har skolförvaltningen inte identiska behov med vård- och omsorgsförvaltningen. I vissa fall går det så långt att de enskilda förvaltningarna investerar i egna systemstöd, exempelvis inom tid, schema och bemanning eller on-/offboarding, för att de har tröttnat på att kommunens lönesystem och processer inte möter behoven.
De lönesystem som har en god förmåga att hantera kollektivavtal och komplexitet i offentlig sektor är idag få och kunderna upplever generellt att utvecklingstakten är för låg hos leverantörerna. Systemen är inte flexibla nog att möta behoven kopplat till exempelvis anställningar, ändringar, avgångar, on- och offboarding, medarbetarsamtal och kompetensutveckling.
Ibland ser vi tyvärr upphandlingar i offentlig sektor där upphandlande organisation har för låg kunskap om lönesystemen på marknaden och därför ställer för höga krav på systemstödens förmågor och processtöd. Detta leder ofta till orimliga förväntningar på lönesystemet, utmaningar i verksamheten och irritation gentemot systemleverantören.
I våra uppdrag inom offentlig sektor lägger vi stor vikt vid att kartlägga kundernas nuvarande och framtida behov. Vi försöker också förmedla hur marknaden för HR Tech ser ut och belysa olika typer av systemstöds för- och nackdelar.
Med de långa avtalsperioder som gäller för lönesystem i offentlig sektor är det viktigt att kunna ha handlingsfrihet för de verksamhetsnära processerna. Processtöd för exempelvis arbetsflöden vid anställningar, ändringar och avgångar, samt tid, schema och bemanning bör därför utgöra optioner eller hanteras i separata upphandlingar.
Vanligen kommer kunden fram till att det inte räcker med bara ett lönesystem för att möta alla behov, utan i stället behövs det ett antal olika systemstöd i ett sammanhängande systemlandskap för att verksamheternas behov ska tillgodoses. Det är därför av stor vikt att i en förstudie, tvärfunktionellt och med ett utifrån och in perspektiv, definiera scopet för lönesystemsupphandlingen och skapa en förankrad målbild för det framtida systemlandskapet.
Oavsett om er upphandling sedan skulle landa i en implementation av ett nytt lönesystem eller i att ni ska stanna kvar i samma system som ni har idag, så kan ni med stöd av era insikter från förstudien navigera mot er gemensamma målbild för systemlandskapet.
Skulle utfallet från er upphandling av lönesystem bli att ni behåller samma leverantör, så är det också viktigt att se detta som en lika stor möjlighet till att utveckla er lönetjänst, ert systemlandskap och era processer som om ni hade landat i att implementera ett nytt lönesystem. Tack vare att ni i er förstudie har er förankrade målbild och att ni har djupa insikter kring behov och vad som behöver utvecklas, kan ni i stället lägga kraft på ett optimeringsprojekt. Och om detta genomförs på rätt sätt så kan det långsiktigt bli mycket framgångsrikt.
För att ni skall nå framgång så bör ni utgå från er tidigare genomförda förstudie och sedan arbeta vidare med att:
En väl genomförd förstudie utgör grunden till en framgångsrik digitaliseringsresa och bidrar i slutändan till både en mer positiv medarbetarupplevelse, en effektivare verksamhet och minskade risker i såväl projekt som i verksamheten.
Ert lönesystem kommer att uppfattas mer positivt när ni har rätt förväntansbild på dess förmågor och ni kommer att bli mer framgångsrika när ni lägger kraft på att utveckla processer och systemlandskap för de mer verksamhetsnära processerna.
Gräset är inte heller alltid grönare hos en annan lönesystemsleverantör, utan er framgång bygger på att ni kontinuerligt optimerar era system och processer, arbetar med kunskapshöjning, förändringsledning och att ni vid behov upphandlar kompletterande systemstöd.