Lyckade HR-systemprojekt kräver användarinvolvering

Många av mina kunder inom HR, som har bestämt sig för att starta en upphandling eller implementation av ett HR-system, har inledningsvis en föreställning om att det nya HR-systemet enbart är till för HR. Och det är inte så konstigt för namnet i sig är missvisande. På grund av denna missuppfattning har de många gånge påbörjat en kravspecifikation baserat på vad de själva behöver eller så driver de implementationen som ett internt projekt, helt utan några verksamhetsrepresentanter. Det de har missat är att ett HR-system faktiskt används mer frekvent av medarbetare och ledare i organisationen än av dem själva. Och att inte involvera användarna i ett HR-systemprojekt kan få allvarliga konsekvenser för projektets framgång.  

 

Föreställ dig en organisation som beslutar att implementera ett nytt HR-system för att förbättra personalhanteringen och effektivisera HR-processerna. Projektet är omfattande och kräver betydande investeringar både i tid och pengar. Projektledningen beslutar att utveckla och implementera systemet utan att involvera de medarbetare och ledare som dagligen kommer att använda det. I stället fokuserar de enbart på tekniska specifikationer och krav från HR och ledningen. När systemet slutligen lanseras uppstår flera problem. 

 

För det första visar det sig snabbt att användarna upplever systemet som svårt att använda. Många av de funktioner som utvecklats matchar inte de dagliga arbetsflödena och de behov som finns hos medarbetarna och ledare som ska interagera med systemet. Utan insikt i användarnas verkliga behov har projektteamet skapat en lösning som känns främmande och ologisk för dem som ska använda den. Resultatet blir frustration och motvilja att använda det nya systemet. Dessutom har användarna inte fått tillräcklig utbildning och support, eftersom deras feedback inte beaktades under projektets gång. När systemet rullas ut känner sig många medarbetare och ledare osäkra och överväldigade av den nya teknologin. Denna brist på förberedelse leder till minskad produktivitet och ökat antal fel, eftersom användarna kämpar med att navigera i systemet. 

 

Motståndet mot förändringen blir också tydligt. Medarbetare och ledare som inte har varit delaktiga i projektet känner ingen koppling eller ägarskap till det nya systemet. I stället för att omfamna förändringen, börjar de leta efter sätt att undvika att använda systemet, eller ännu värre, återgå till gamla ineffektiva arbetsmetoder. Slutligen visar det sig att flera kritiska funktioner saknas eller inte fungerar som förväntat. Eftersom användarnas verkliga arbetsprocesser inte beaktades under utvecklingen, är systemet inte tillräckligt anpassat för att hantera de dagliga utmaningar som de möter. Till exempel, frånvarohantering och prestationsbedömningsprocessen är komplicerade och tidskrävande att använda, vilket leder till missnöje och ineffektivitet. Detta leder till ytterligare anpassningar och kostsamma omarbetningar, vilket både försenar projektet och ökar kostnaderna. 

 

Sammantaget blir resultatet av att inte involvera användarna en rad negativa konsekvenser: minskad användbarhet, motstånd mot förändring, minskad produktivitet och ökade kostnader. Genom att inte inkludera användarna i utvecklingsprocessen, misslyckas projektet med att leverera verkligt värde och stöd till medarbetare och ledare, vilket undergräver hela syftet med att implementera det nya HR-systemet. 

 

 

Så här kan ni på HR involvera slutanvändarna 

Lösningen på ovan skräckexempel är att aktivt involvera användarna genom hela projektets livscykel. I dagens snabbt föränderliga teknologiska landskap är det avgörande att HR-systemprojekt levererar verkligt värde till sina användare. Nedan följer några viktiga aspekter att tänka på när det kommer till användarinvolvering: 

 

 

1. Förstå Användarnas Behov

Innan ett projekt ens börjar är det kritiskt att förstå användarnas verkliga behov och förväntningar. Detta kan uppnås genom: 

• Intervjuer och enkäter: Direkt feedback från användarna hjälper till att identifiera deras smärtpunkter och önskemål. 

• Observation: Studera hur användarna interagerar med befintliga system för att identifiera förbättringsområden. 

 

 

2. Tidig och Fortlöpande Feedback

Genom att involvera användarna tidigt och kontinuerligt under hela projektets gång kan man säkerställa att lösningen som utvecklas verkligen möter deras behov. Några metoder för att samla in denna feedback inkluderar: 

• Prototyper och mockups: Visualiseringar av den planerade lösningen kan hjälpa användarna att förstå och ge feedback på design och funktionalitet. 

• Användartester: Regelbundna tester med verkliga användare kan identifiera problem och förbättringsområden innan lansering. 

 

 

3. Kommunikation och Transparens 

En öppen och transparent kommunikation med användarna skapar förtroende och engagemang. Detta kan inkludera: 

• Regelbundna uppdateringar: Informera användarna om projektets framsteg, milstolpar och eventuella utmaningar. 

• Feedback-loopar: Uppmuntra och svara på användarnas feedback löpande för att säkerställa att deras röst hörs och beaktas. 

 

 

4. Användarcentrerad Design

Att ha ett användarcentrerat tillvägagångssätt innebär att användarnas behov och preferenser styr designbesluten. Viktiga aspekter inkluderar: 

• Användarvänlighet: Utveckla gränssnitt och funktioner som är intuitiva och lätta att använda. 

• Tillgänglighet: Se till att systemet är tillgängligt för alla användare, inklusive de med funktionsnedsättningar. 

 

 

5. Utbildning och Support

När systemet är klart och implementerat är det viktigt att användarna känner sig trygga med att använda det. Detta kan uppnås genom: 

• Utbildningssessioner: Erbjud träning och workshops för att hjälpa användarna att snabbt komma i gång med det nya systemet. 

• Support: Tillhandahåll en lättillgänglig supportfunktion för att hjälpa användarna med eventuella frågor eller problem. 

 

 

6. Förändringsledning

Förändringsledning handlar om att hantera och stödja de förändringar som ett nytt HR-system medför. Användarinvolvering är kritisk för framgångsrik förändringsledning av flera skäl: 

• Motstånd mot förändring: Människor är ofta motvilliga att ändra sina arbetsmetoder. Genom att involvera användarna i projektets tidiga faser kan man minska deras motstånd genom att låta dem känna sig delaktiga och värdesatta. 

• Ägarskap och engagemang: När användarna är involverade i utvecklingsprocessen och deras feedback beaktas, känner de ett större ägarskap över den nya lösningen. Detta leder till högre engagemang och villighet att använda det nya systemet. 

• Bättre anpassning till verkliga behov: Genom kontinuerlig användarinvolvering säkerställer man att den slutliga lösningen är väl anpassad till användarnas faktiska arbetsflöden och behov, vilket underlättar övergången och adoptionen av det nya systemet.

 

 

7. Kontinuerlig Mätning och Förbättring

För att säkerställa att ett HR-system förblir relevant och användbart över tid är det viktigt att kontinuerligt mäta användarupplevelsen och göra förbättringar. Detta kan uppnås genom: 

• Regelbundna enkäter och feedback-insamling: Fånga upp användarnas upplevelser och utmaningar löpande för att identifiera förbättringsområden. 

• Analys av användardata: Studera hur användarna interagerar med systemet för att hitta mönster och problemområden som kan behöva justeras. 

• Iterativ utveckling: Implementera förbättringar baserat på användarfeedback och användardata, och testa dessa förbättringar kontinuerligt för att säkerställa att de verkligen löser problemen. 

 

 

Slutsats

Att involvera användarna i HR-systemprojekt är inte bara en rekommendation, det är en nödvändighet för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt. Genom att förstå och integrera användarnas behov, fokus på användarcentrerad design och kontinuerligt samla in användarnas feedback säkerställer du att utvecklingen av system och processer ger faktiskt värde. Om du kommunicerar öppet, erbjuder adekvat utbildning och support, samt effektivt hanterar förändringsprocessen, kan du säkerställa att den slutliga lösningen inte bara uppfyller, utan överträffar användarnas förväntningar. Och ditt HR-system behöver kontinuerlig utveckling eftersom behov förändras. Glöm därför inte att fortlöpande mäta och förbättra användarupplevelsen för att säkerställa att ditt HR-system förblir värdeskapande.