Lönetransparensdirektivet – dags för Comp & Ben att styra dansen!
23 apr 24
Jovisst, du läste rätt. Nu är tiden kommen då Compensation & Benefits (i fortsättningen Comp & Ben) kliver upp på dansgolvet och visar vem som styr dansen. Kanske till och med kräva investeringar i nya dansskor och scenkläder? Ja, den här metaforen kräver förmodligen lite mer bakgrund för att kunna begripa så vi backar bandet lite.
De senaste åren har det kommit en rad nya lagstiftningar inom EU som på många sätt påverkar företagen och där HR förväntas ta stort ägarskap. Två av dessa är CSRD och ESRS S1 Den egna arbetskraften (ladda gärna ner vårt White paper på temat här) och Lönetransparensdirektivet som klubbades igenom av EU-kommissionen för snart ett år sen. I det här blogginlägget fördjupar vi oss i det sistnämnda där vi på övergripande nivå går igenom vad det innebär, vad som behöver finnas på plats inför utrullningen och hur Comp & Ben nu kommer att få en ännu viktigare roll på dansgolvet.
Syftet med det nya EU-direktivet
Syftet med Europaparlamentets nya direktiv är att främja likalöner och göra lönesättningen mer transparent inom EU med målet att motverka lönediskriminering. På ett övergripande plan kommer detta kräva att företag i större utsträckning tar ett mer strukturerat grepp om lönerelaterade frågor såsom värdering av arbetsroller, rapportering av löneskillnader och delning av löneinformation.
På ett mer detaljerat plan kommer det kräva att företagen har dokumenterade lönekriterier, strategier och processer, policys, lönespann etc. och detta beskriver vi lite mer nedan:
- Dokumenterade lönekriterier:
Genom att ha tydligt dokumenterade kriterier för hur löner sätts, skapas en transparent grund för lönesättning. Detta hjälper till att undvika lönediskriminering och säkerställer att alla anställda förstår vilka faktorer som påverkar deras lön. Det är också en nyckelkomponent för att kunna försvara lönebeslut om de ifrågasätts.
- Löneprocess och strategi:
Etableringen av en tydlig process och strategi för lönesättning garanterar att löner hanteras konsekvent och rättvist över hela organisationen. Detta inkluderar allt ifrån hur löneöversyner genomförs till hur löneförhandlingar sköts.
- Lönepolicy:
En väldefinierad lönepolicy som kommuniceras till alla anställda bidrar till transparens och enhetlighet. Policyn bör förklara organisationens inställning till lönesättning, inklusive belöning för prestation och hur löneutveckling sker över tid.
- Arbetsvärdering:
Att regelbundet genomföra arbetsvärderingar hjälper till att säkerställa att lika lön för likvärdigt arbete upprätthålls. Detta steg bedömer och jämför arbetsuppgifternas svårighetsgrad och ansvarsnivåer för att justera löner enligt rättvisa kriterier.
- Lönekartläggning:
Genom att genomföra lönekartläggningar kan organisationer identifiera eventuella osakliga skillnader i lön mellan kön och andra grupper. Denna kartläggning är viktig för att upptäcka och åtgärda löneskillnader som inte kan motiveras med sakliga skäl.
- Lönespann:
Att fastställa lönespann för olika roller bidrar till ökad klarhet och förutsägbarhet för både befintliga anställda och kandidater. Det underlättar också för chefer att hantera löneförväntningar och bidrar till rättvisa lönesättningar.
- Utbildning och rätt verktyg för chefer:
Utbildning och verktyg för chefer är avgörande för att säkerställa att de kan kommunicera och förklara lönesättningsprocessen på ett effektivt sätt både för anställda och kandidater. Detta inkluderar att kunna förklara hur individuella löner och löneökningar sätts.
Ovan delar är ju egentligen inget nytt men i och med detta direktiv, tillsammans med CSRD, tror vi att saker och ting kommer att ställas på sin spets. Införande av nya processer och utveckling av befintliga, tillsammans med rätt expertis inom området och effektiva verktyg och systemstöd kommer att bli allt viktigare för att lyckas nå ändamålet.
Ert HR-system kan underlätta hantering, analys och rapportering
När det gäller just systemstöd kommer HR-system (i fortsättningen HRIS) att behöva uppdateras eller införas för att hantera, analysera och rapportera löneinformation på ett sätt som går i linje med det nya direktivet. Det handlar om få fram information om anställdas fasta löner, men även rörliga lönedelar såsom bonus, provision eller incitament fördelat på roller och kön.
Ett annat verktyg som underlättar för alla, men framför allt för större bolag med verksamheter i flera länder, är att ha en jobbarkitektur. Jobbarkitektur är ett systematiskt sätt att organisera och definiera alla jobbroller utifrån komplexitet, ansvarsområden och kompetenskrav inom organisationen för att stödja dess strategiska och operativa mål. Men, allt detta i sin tur förutsätter dock att företag aktivt jobbar med sin masterdata och säkerställer en hög datakvalitet. Att bara investera i ett nytt HRIS eller ta fram en jobbarkitektur och förvänta sig att kunna dra ut skräddarsydda rapporter och analyser är inte tillräckligt.
Dags för Comp & Ben att styra dansen
Inledningsvis nämnde jag att det nu är dags för Comp & Ben att kliva upp på dansgolvet och visa vem som styr dansen, men vad menar jag egentligen med det? Nyligen hade jag en spännande diskussion med en Comp & Ben-specialist som också driver ett nätverk inom området vilket ger henne unika insikter genom deltagarnas samlade erfarenheter. Samtalet belyste hur just EU:s direktiv om lönetransparens tillsammans med CSRD nu börjar utmana etablerade normer och processer inom företagen, särskilt de stora företagen med verksamhet i flera länder. En insikt jag fick var att Comp & Ben framåt kommer förväntas och behöva ta en mer central roll och ett större ägarskap i utformningen och nyttjandet av befintliga HRIS och dess funktionalitet och förmågor. Här vågar jag sticka ut hakan och säga att Comp & Ben idag i viss utsträckning tyvärr hamnar vid sidan av HRIS-plattformarna som redan finns på plats eller att de inte alltid har en självklar roll i implementationsprojektet. Det kan förstås också handla om att man idag är så van vid att manuellt sammanställa den information som krävs att man inte reflekterar kring att efterfråga de investeringar i systemstöd som krävs för att effektivisera och förbättra processerna inom området. Oavsett vilket så ska det bli intressant att följa utvecklingen de närmsta åren när discolamporna riktas mot Comp & Ben.
Viktiga delar att hålla koll på i lönetransparensdirektivet
Direktivet i sin helhet går att ta del av via länken här, men för att underlätta för er har vi sammanfattat de viktigaste delarna att hålla koll på här:
- Större insyn i lönesättning före anställning:
Arbetsgivare är skyldiga att upplysa om lönesättning och lönespann till jobbsökande i samband med jobbannonsering. Vidare är det förbjudet för arbetsgivare att fråga jobbsökande om deras tidigare löner.
- Utökad transparens i löne- och karriärutveckling:
Arbetsgivare ska ge information om vilka kriterier som lönen baseras på samt möjligheter till löne- och karriärutveckling och dessa ska vara objektiva och icke-diskriminerande.
- Rätt till information för anställda:
Anställda har rätt att varje år begära uppgifter om sina löner samt statistik över genomsnittslönen för jämförbara och likvärdiga tjänster. Informationen jämförs med den anställdes egen position och presenteras även uppdelat efter kön.
- Redovisning av löneskillnader mellan könen:
Arbetsgivare med fler än 100 anställda måste vart tredje år offentliggöra information om löneskillnader mellan män och kvinnor arbetsgivare med fler än 250 anställda årligen.
- Gemensam lönebedömning:
Företag måste i samarbete med anställda granska och åtgärda könsrelaterade löneskillnader som överstiger 5%.
- Rapportering till EU:
Sverige, tillsammans med alla andra medlemsländer, måste varje år lämna in nationell statistik till Europeiska kommissionen.
- Bevisbördan ligger på arbetsgivaren:
Det är arbetsgivarens skyldighet att bevisa att ingen lönediskriminering förekommit ifall en anställd hävdar det motsatta.
Så ser tidplanen ut
Nedan ser ni tidplanen på övergripande nivå med ett antal milstolpar att hålla koll på. Vi skickar dock med en liten brasklapp att detta kan komma att förändras framåt.
- 20 maj 2023: Direktivet godkändes av EU-parlamentet.
- 25 maj 2023: Utredning om hur direktivet kan införlivas i svensk lagstiftning påbörjades.
- 31 maj 2024: Utredningen ska vara avslutad och redovisad.
- 7 juni 2026: Sista dag för implementering i Sverige.
- 1 juli 2027: Sista dag att rapportera för bolag som är 150 anställda eller fler.
- 1 juli 2031: Sista dag att rapportera för bolag som är mellan 100-149 anställda.
EU:s direktiv om lönetransparens innebär en viktig förändring för hur företag hanterar löner och förmåner och sammanfattningsvis blir Comp & Bens roll inom HR mer kritisk än någonsin i ljuset av det nya lönetransparensdirektivet. Genom att ta ett större ägarskap när det kommer till investering och vidareutveckling av rätt system och verktyg samt på ett tydligt sätt kommunicera värdet av dessa investeringar kan Comp & Ben inte bara säkerställa att företaget uppfyller de nya kraven utan också bidra till att skapa en mer jämlik och transparent arbetsplats!