Lever de molnbaserade HR- och Lönesystemen upp till våra förväntningar?

Molnbaserade HR- och Lönesystem finns det många av trots att tekniken bara funnits i 15 år. Bara i Sverige räknar jag till över 100. Före molnet installerades enormt komplexa system, ofta kördes de på stordatorer eller interna servrar. Dessa datacenter var en stor investering. Organisationen behövde bygga upp kompetens och resurser inom systemadministration och databaser. Med molnet behövdes inte detta längre men andra utmaningar och behov uppstod. Vill du veta mer om vad molnet är kan jag rekommendera blogginlägget Cloudstrategi – vad är det. Även om inlägget har några år på nacken så är det fortfarande högst aktuellt och vi kan inte nog belysa vikten av att ha en cloudstrategi på plats.

 

 

Förväntningarna infriades inte

Med molnet fick kunderna höra ”du behöver inte oroa dig för uppdateringar längre.” Detta fluffiga vita ”moln” av datorer kommer att hanteras av leverantören, allt du behöver göra är att konfigurera och implementera systemet. Leverantörerna lovade guld och gröna skogar genom innovation (snabbare uppgraderingar), minskade kostnader och dramatiskt förbättrad användarvänlighet. Även om dessa var bra idéer, uppstod inte många direkt och vissa inte alls.

 

 

Varför infriades inte förväntningarna? För att göra det enkelt, systemen är mycket komplexa och svåra att bygga samt krångliga att implementera. Kunderna trodde att det räckte att vifta med ett trollspö och POOF! – systemet gör livet bättre. Ett typiskt HCM-system i molnet har ett 15 tal moduler, som hanterar anställningar eller löner i mer än dussintals kollektivavtal, berör processer för alla i organisationen som är tätt sammanflätade med andra tvärfunktionella enheters flöden. Lägg till att systemet stödjer livsviktiga processer för organisationens konkurrenskraft och attraktivitet. Som exempelvis första intrycket av arbetsgivaren i rekryteringsprocessen eller checklistan som möjliggör en välplanerad och strukturerad första dag som nyanställd. Ytterligare ett löfte som inte uppfylldes: det är inte klart att molnet har sparat pengar för organisationer. Outsourcing av IT och molnteknik gör system dyra.  Trots detta visar vår benchmarkdatabas innehållande över 300 kostnadsanbud att kostnaden för ett HCM-system inte är så hög i jämförelse med andra IT-system som organisationer väljer att investera i.

 

 

Dagens möjliga resultat

Men leverantörerna har anpassat sig och kunderna har lärt sig. De tidiga molnsystemen var mycket svåra att använda. Nu, 15 år in på denna marknad, har vinnande leverantörer förvärvat många av sina konkurrenter och har enorma ingenjörs-, produkt- och teknikteam anställda. De har studerat medarbetarnas behov, systemen är mycket enklare att använda och har också blivit mer flexibla. Många kunder implementerar dem som ”plug and play”.

 

 

Forskning inom molnbaserade HR-system påvisar ett tydligt resultat: dessa system gör mycket mer än att städa upp data – de förändrar medarbetarnas upplevelse (källa: Josh Bersin HCM Best Practices report 2022). Det vill säga – om de implementeras rätt. För dig som vill veta mer om medarbetarupplevelsen rekommenderar jag vårt On-Demand webinar Lär dig hitta rätt system genom medarbetarupplevelsen eller blogginlägget Digital Medarbetarupplevelse i Centrum när HR ska välja systemstöd.

 

 

Vad behövs för att nå förväntningar och önskat resultat

Om du ser på HR-systemet som ett IT-projekt så kommer det inte att ge dig mycket avkastning. Du bör i stället se HR-plattformen som en ”transformations-plattform” som både tvingar och ger dig möjligheten att tänka om kring hur din organisation och dina processer fungerar.

 

 

Det finns flera bra exempel på organisationer som nyttjat denna möjlighet till transformation. Ett är JP Morgan Chase som implementerade sin nu Oracle-baserade plattform, helt fokuserat på medarbetarnas behov. De arbetade som ett integrerat HR- och IT-team och kartlade hundratals ”medarbetarresor” och såg sedan till att vart och ett av dessa arbetsflöden designades i systemet. Varje definierad medarbetarresa har dussintals delprocesser att överväga, och var och en av dessa kan ha ett flertal alternativ att ta ställning till; Skall det vara självbetjäning, levereras av en lokal affärspartner eller hanteras av callcenter eller HR-servicecenter? Att definiera medarbetarresan innebär mycket jobb, men det är ett nödvändigt arbete. Vill du veta mer om transformationsprojekt och förändringsledning rekommenderar jag dig att titta på vårt On-Demand webinar Strategisk Förändringsledning.

 

 

Du får fatta dessa beslut, och i slutändan är det därför dessa plattformar är så viktiga. I de mest framgångsrika implementationerna arbetar HR- och IT-teamen tätt med systemleverantören för att fatta tydliga arkitektoniska beslut om vilken data som ska gå vart. Utöver detta så behöver du fastställa hur du och din organisation förhåller er till informationssäkerhet, GDPR och Schrems II i en molnlösning. Du måste också bestämma, genom en serie affärsbeslut, vilka delar av systemet som ska implementeras. Låt inte säljaren förleda dig att använda alla deras verktyg. Vissa av dem är mogna och andra inte, andra tillför litet värde för just din organisation och vissa av dem är ni som organisation inte redo för. Dessa är alla viktiga designbeslut du behöver fatta – och det nya HCM-systemet kommer inte att fatta dessa beslut åt dig.

 

 

Nyckelkriterier som ska styra ditt val är ”användarvänlighet” och produktivitet – inte vilket system som har fler funktioner. Om ett nytt HCM-system inte gör människor mer produktiva och ger dig data för att växa verksamheten, då kanske du bör behålla det du har idag.

 

 

Sist men inte minst kom ihåg att HCM-system är levande, de kräver förvaltning, utveckling och strategi för att kunna leverera värde. Vinsten är stor om du tar hand om ditt HR-system eftersom det hjälper dig med din enskilt största investering – dina medarbetare.