RPA – ett sätt att automatisera HR-processerna
14 mar 22
Som HR- eller lönespecialist är det vanligt att flytta data från t.ex en blankett till ett system och ibland även till ytterligare ett eller två system. Det kan t.ex. kallas “knappa”, eller “regga”, kärt barn har många namn. Arbetsuppgifterna är repetitiva och enformiga och inte alltid de mest motiverande under en dag och förutom att kännas onödiga, tar de dessutom tid från mer strategiskt och värdeskapande arbete.
Det finns en mängd olika digitaliseringslösningar som kan hjälpa HR- och löneavdelningar att drastiskt minska den nedlagda tiden på administration, ett exempel är Robotic Process Automation, förkortat RPA. Denna teknik är utmärkt för automatisering av repetitiva uppgifter som tidigare utförts av människor. Det finns redan flera exempel på HR- & löneavdelningar som har implementerat RPA. Ett exempel är ett stort byggbolag som använder roboten till att bl.a. kvalitetssäkra och kontrollera enorma mängder data i bokföringsfiler som skickas från löne- till affärssystemet efter lönekörningen. Den uppgiften motsvarade tidigare en veckas heltidsarbete för en person men görs idag av roboten på fem minuter om dagen och dessutom med betydligt fler kontrollpunkter. Det finns således stora vinster med RPA genom effektivisering av administrativa processer.
För att vara tydliga så är RPA är en mjukvarurobot, inte en fysisk robot som ser futuristisk ut och glatt hälsar på alla bolagets medarbetare varje morgon, vilket annars är en vanlig misstolkning. Viktigt att veta är också att till skillnad från AI, som skapar sin egen logik, så följer RPA instruktioner och logik som redan är skapad av människor.
Kan RPA fylla en funktion i er verksamhet?
En förutsättning för att RPA ska fungera bra är att den aktuella processen innehåller tydliga regler, för varje steg av processen, som roboten kan följa. Processen behöver också vara stabil och innehålla få avvikelserna. Om processen frekvent ändras eller om transaktionsvolymerna är små blir kostnaden för uppsättning och programmering av roboten för dyr i jämförelse med nyttan.
RPA har utvecklats för att enkelt kunna konfigureras av en person, utan någon programmeringsbakgrund, efter en kort tids utbildning. Detta innebär att roboten framför allt är ett verktyg för personer som arbetar med processer och inte nödvändigtvis har en bakgrund inom IT. Det gör att verktyget lämpar sig väl för en HR- eller löneavdelning utan kunskap i programmering.
Även om en robot är relativt enkel att sätta upp är en stor utmaning med RPA tekniken att den förutsätter en tydlig och strukturerad process, något som är svårare än det låter. En process som är ostrukturerad, innehåller många avvikelser eller till och med felaktigheter kan dels bli väldigt svår och dyr att automatisera med RPA, dels skapa ännu större problem för organisationen än den försöker lösa. Därför gäller det att ha rätt tillvägagångssätt vid implementeringen av ett RPA-verktyg till HR- eller lönesystem.
En väl genomförd implementation av RPA betyder däremot att HR- och löneavdelningen får mer tid till uppgifterna som mjukvarurobotarna inte klarar av t.ex. att agera mer proaktivt och stöttande till ledarna i organisationen. Mjukvarurobotar är bra på att utföra repetitiva uppgifter, men de saknar den mänskliga förmågan att kunna reflektera, känna empati, kommunicera och vara kreativ. Egenskaper som definitivt behövs för att få medarbetare att attraheras och växa i organisationen.
Vi har skrivit om RPA tidigare och vi anser nu som då att RPA är ett spännande område och i förändringen mot en mer öppen arkitektur och med en mångfald av datakällor och appar finns det en given plats för RPA för att få kontroll över informationen och för att kunna automatisera tidigare helt eller halvmanuella processer.