Steg-för-steg-guide: Att genomföra en förstudie

– din garanti för att du köper rätt HR-system

 

Kanske har du någon gång varit med om  att du går på en mässa, ser en demo eller video eller pratar med en säljare om ett visst HR-system, som får dig att tänka:

 

”Åh, det här är riktigt coolt. Vi behöver det här.”

 

Köper du det systemet så är risken för att det är ett misstag överhängande, eftersom du inte gjort din hemläxa först. Det är som att köpa kavajen i skyltfönstret utan att prova den när du egentligen behöver en kjol.

Din försäkring för att du köper rätt system och får maximal effekt är nämligen att först göra en förstudie. När du väljer rätt system kan de positiva effekterna bli mycket mer omfattande än du någonsin kunde ana och det kan hjälpa till att lösa verkliga affärsutmaningar så att din organisation kan fortsätta växa och frodas.

Vi kommer i en serie om 5 blogginlägg gå igenom på djupet hur du utför en förstudie och vad den bör innehålla för att ge er rätt förutsättningar för att lyckas med ert HR-systemprojekt.

 

Steg 1: Förstå affärsproblemet

Prata med ledare i organisationen och fråga specifikt om deras utmaningar.

Om vi på HR ska kunna tillgodose vår organisation med konkurrensfördelar är det en förutsättning att vi jobbar affärsdrivet och värdeskapande med HR. Du måste in under skinnet på funktionerna och förstå det de säger för att kunna omsätta det till relevant HR-stöd. Vi måste kunna ställa rätt frågor. Vi måste våga gå utanför vår ”HR comfort zone” och självklart förstå affären, kundnytta, ägarintressen och konkurrensfördelar.

 

”Vad är vi bra på?”, ”Vad tjänar vi pengar på?”, ”Vilka är våra utmaningar?”, ”Vilken är vår nyckelkompetens?”, ”Vilka är våra konkurrenter?” osv, osv.

 

Steg 2: Kartlägg ledarskapet medarbetarupplevelsen

När du förstår affärsproblemen, koppla dem till ledarskap- & medarbetarfrågor. Om du pratar med ledare, fråga dem direkt:

 

”Vilka är talangfrågorna som är kopplade till utmaningen?”, ”Finns det människor vi kan förändra för att nå våra mål?”

 

Genom att kartlägga medarbetarupplevelsen (se vårt inlägg här för mer läsning på ämnet) får du grepp om vilka utmaningar ni har inom medarbetarområdet.

 

Steg 3: Sammanställ dina resultat

När du väl har identifierat verksamheten och medarbetarutmaningarna, sätt ihop allt genom att besvara frågor som:

 

”Vad är mönstren?”, ”Vilka är de viktigaste personalfrågorna som behöver lösas?”, ”Var är den största möjligheten till förbättring?”, ”Finns det områden där HR själv behöver utbilda sig?”

 

Steg 4: Formulera tydliga mål

Identifiera tydliga mål baserat på dina resultat. Ett system löser inte alla dina problem och utmaningar på en gång, men rätt funktionalitet kan knuffa dig i rätt riktning – så du måste veta vad den riktningen är.

 

”Siktar vi på att driva innovation eller öka effektiviteten?”

 

Det är den typen av mål du vill formulera.

 

Steg 5: Bestäm vilka HR-system som kan passa     

Ta dina mål och granska ett par system som kan passa.

 

”Vilken typ av teknik eller funktionalitet verkar mest troliga att tillgodose våra behov?”

 

Ett primärt HR-masterdatasystem fungerar utmärkt för att nå era mål kring datakontroll, men om du behöver förbättra engagemanget för att öka teamets produktivitet så kanske du måste kika på specialiserade påbyggnadssystem.

Börja gräva djupare i systemen som verkar mest troliga att kunna hjälpa dig att lösa dina problem – och lägg de andra åt sidan.

 

”Lägg lite tid på många och mycket tid på få system!”

 

 

Följ HerbertNathan & Co på LinkedIn för att hålla koll på kommande delar av denna serie.