Affärssystemstrategins betydelse i förvärvsintensiva koncerner
12 jan 26
Varför affärssystemstrategi är avgörande vid företagsförvärv
När koncernen expanderar genom förvärv följer ofta en brokig skara affärssystem med in i familjen. Plötsligt står ledningen inför en djungel av olika plattformar, versioner och processer. Det kan röra sig om allt från små, lokala ekonomisystem till komplexa ERP-system med specifika branschlösningar. Utan en samlad systemstrategi riskerar koncernen att fastna i ineffektivitet, ökade kostnader och svårigheter att dra nytta av synergier. Samtidigt gäller det att inte förlora flexibilitet eller specialiserad kompetens som kan finnas i de olika dotterbolagen.
Under de senaste 15-20 åren har vi sett en väsentlig ökning av företagsförvärv som följd av hur riskkapital har sökt sig mot industrin. I vår vardag möter vi många koncerner som drivs av en aktiv förvärvsagenda. En vanlig situation är att det har skett ett ägarskifte från ett långsiktigt ägande till ett riskkapitalbaserat ägande med en ägaragenda som enbart sträcker sig ca 5-7 år. Och där den föregående ägaren haft stort fokus på lönsamhet men ett begränsat fokus på investeringar inom IT.
Utmaningar med en brokig systemflora
Resultatet är att koncernen sitter med en eftersatt IT-miljö och ofta i avsaknad av en strategi för hur IT ska utvecklas inom koncernen. Utmaningarna blir snabbt stora när den nya ägaren slår in på en förvärvsagenda där det ska ske ett flertal nya förvärv per år med syfte att skapa en internationell eller global verksamhet på kort tid. Det kan handla om frågor som:
● Ska dotterbolagen dela system eller använda lokala och olika affärssystem?
● Finns det synergier av att hålla ihop masterdata inom koncernen?
● Går det att uppnå ökad effektivitet inom försörjning och logistik med att centralisera delar av organisationen och de system som används?
● Kan investering i ett nytt affärssystem skapa förutsättningar till en snabbare expansion och införlivande av nya verksamheter?
● Eller kommer tvärtom ett nytt affärssystem att bli ett hinder eller störmoment i utvecklingen?
Som följd av den tekniska utvecklingen behöver alla organisationer, över tid, se över sin strategi och plan för hur IT och applikationer bör utvecklas och underhållas. Både för att anpassa sig till de förändringar som sker i verksamhetens affärsplaner och för att kunna dra fördel av de möjligheter som uppstår med de nya systemlösningar som uppstår på marknaden. Här är en behovsanalys och en tydlig kravspecifikation avgörande för att fatta rätt beslut.
Vanliga scenarion för affärssystem i koncerner
Det finns sällan endast ett alternativt till vägen framåt, istället går det ofta att identifiera ett flertal olika scenarion där var och en har sina för- och nackdelar. Värdering av varje scenario måste ske i relation till hur ägaragendan och affärsplanen ser ut. Samt med beaktande av vilken kompetens och mognad som finns när det gäller ägarskap för process- och systemutveckling inom koncernen. Att gå från ett ägarlett ledarskap med begränsad affärskomplexitet till en snabbväxande koncern drivet av riskkapital är en stor förändring som påverkar alla dimensioner så som styrning/ledning, processer, IT och kultur.
Nedan lämnas ett urval av olika scenarion som vi möter i vår vardag:
● Ett gemensamt koncernsystem: Alla bolag migrerar till ett och samma affärssystem. Detta ger standardisering, kontroll och möjliggör centraliserad uppföljning. Nackdelen är ofta höga implementationskostnader och risk för att tappa det lokala engagemanget och förankringen.
● Ett affärssystem per affärsområde: Varje affärsområde eller division har sitt eget system, anpassat efter branschspecifika krav. Det ger flexibilitet inom varje affärsområde men kan försvåra koncernövergripande synergier och rapportering.
●Geografiska system och installationer: Affärssystemen väljs utifrån lokala marknader vilket kan motiveras av lokala lagkrav samt tillgången på lokal systemkompetens.
● En kombination av centrala och lokala system: Vissa funktioner (t.ex. ekonomi) centraliseras medan andra (produktion och logistik) får behålla lokala lösningar. En kompromiss som kräver tydliga gränssnitt och referensramar för underhåll av masterdata.
● Lokalt fokus med integration av befintliga system: Koncernen låter samtliga dotterbolag köra lokala system och etablerar en strategi för integrationer och underhåll av masterdata. Ger lokal flexibilitet men skapar en koncernmässigt komplex infrastruktur som leder till stort behov av lokalt underhåll av system.
● Hybridmodell med successiv harmonisering: En mix där man initialt accepterar en heterogen systemflora och sedan successivt harmoniserar utvalda delar, i takt med att affärsbehoven förändras.
Det kan vara lockande att söka efter en ”one-size-fits-all”-lösning, men verkligheten är sällan så enkel. Vilken strategi som är bäst beror på koncernens övergripande mål, ägaragenda och affärsplan. Är ambitionen att snabbt integrera nya bolag och realisera synergier, eller vill man bevara entreprenörskap och lokal kompetens? Krävs det snabb konsolidering av finansiella data, eller är det innovation och snabbhet på marknaden som är viktigast?
Affärssystem som möjliggörare för tillväxt och innovation
Det gäller att våga välja en strategi som stödjer koncernens långsiktiga ambitioner – och samtidigt vara beredd att löpande justera när förutsättningarna förändras. Här är dialogen mellan koncernledning, affärsansvariga och IT-funktion central för att undvika att strategin blir ett hinder snarare än en möjliggörare.
Affärssystemen är mer än teknik – de är en spegel av koncernens struktur, arbetssätt och ambitioner. Att etablera en genomtänkt strategi för hanteringen av affärssystem är därför ingen engångsinsats, utan en pågående process som bör följa koncernens utveckling. Genom att proaktivt adressera dessa frågor och anpassa systemlandskapet efter affärsplanen, skapas en stabil grund för både integration, tillväxt och innovation.