Flexibilitet framför funktionalitet: Betydelsen av en strategi för upphandling av affärssystem
24 jun 25
I en värld med hög förändringstakt har vikten av en genomtänkt strategi inför upphandling av nya affärssystem aldrig varit större. Att välja rätt system är inte längre bara en fråga om att täcka verksamhetens behov, utan att säkerställa att organisationen kan fortsätta växa och förändras i takt med marknaden och verksamhetens dynamik. Här spelar flexibilitet och anpassningsförmåga en avgörande roll – det som en gång prioriterades som ”all nödvändig funktionalitet” har i stället ersatts av en insikt och förflyttning mot att ha fokus på att kunna bära verksamheten in i framtiden.
Strategin – en vägvisare för framtidens affärssystem
Att basera upphandlingen av ett nytt affärssystem på en väl genomarbetad strategi handlar om mer än bara tekniska val. Det innebär att ta ett steg tillbaka och se den större bilden: Hur kommer kundens applikationslandskap att behöva utvecklas för att stödja verksamheten på lång sikt? Svaret på denna fråga är avgörande för att undvika att fastna i ett system eller en teknisk infrastruktur som inte kan växa eller förändras i takt med behoven.
En genomtänkt strategi hjälper till att kartlägga och besvara frågor som:
- Vilka processer är kärnan i verksamheten och måste stödjas både idag och i framtiden?
- Hur kan angränsande applikationer integreras för att skapa ett smidigt och förändringsbart systemlandskap?
- Vilka prioriteringar i teknik, organisation och processer är avgörande för att möta verksamhetens mål och visioner?
Dessa vägledande punkter gör det möjligt att skapa en tydlig utvecklingskarta som säkerställer att varje investering faktiskt bidrar till långsiktig flexibilitet och förmåga till förändring och tillväxt.
Flexibilitet: Grundstenen i det moderna affärslandskapet
I dagens snabbt föränderliga affärsklimat är förmågan att snabbt kunna anpassa verksamhetens processer och applikationer en avgörande framgångsfaktor. Ett affärssystem som är byggt för att vara flexibelt skapar inte bara förutsättningar för att hantera förändringar utan möjliggör också innovation och utveckling. Men vad innebär flexibilitet i praktiken?
För det första handlar det om att kunna integrera nya applikationer och verktyg smidigt, utan större störningar i verksamheten. För det andra innebär det att kunna omstrukturera processer när affärsmodellen förändras – något som många företag idag ställs inför i takt med digitaliseringens framfart. Ett flexibelt system är därför ett som stödjer, snarare än begränsar, verksamhetens kreativitet och entreprenörsanda.
Flexibilitet framför funktionalitet
Ett vanligt misstag vid upphandling av affärssystem är att prioritera ett system som erbjuder ”all nödvändig funktionalitet”. Även om det kan verka logiskt och lockande, riskerar denna strategi att leda till ett system som är stelt, svårt att uppgradera och ännu svårare att integrera med andra lösningar.
Flexibilitet handlar i stället om att kunna välja komponenter och funktioner som bäst stödjer verksamheten vid varje givet tillfälle. Här är det viktigt att betona att flexibilitet inte betyder att kompromissa med kvalitet – tvärtom är det en fråga om att säkerställa att organisationen kan förbli agil och lyhörd för förändringar.
Prioriteringar som driver strategin
En väl utarbetad strategi för upphandling av affärssystem bör alltid börja med att definiera de prioriteringar som är avgörande för organisationens framgång. Några exempel på prioriterade områden som bör ligga till grund för strategin:
- Skalbarhet: Affärssystemet måste kunna växa i takt med verksamheten, både i termer av användare, processer och funktionalitet.
- Integration: En tydlig strategi för hur systemet ska integreras med befintliga och framtida applikationer är avgörande för att skapa ett effektivt arbetsflöde.
- Brukarperspektiv: Användarvänlighet och utbildning är nyckelfaktorer för att säkerställa att systemet används optimalt.
- Kostnadseffektivitet: Ett flexibelt system minskar risken för onödiga kostnader i samband med uppgraderingar och anpassningar.
Dessa prioriteringar fungerar som en kompass för att navigera bland de många alternativ som finns på marknaden och säkerställa att valet av affärssystem inte bara möter dagens behov utan även framtidens.
Sammanfattning
Att upphandla ett nytt affärssystem är en av verksamhetens mest strategiska kritiska investeringar då det får en avgörande betydelse för verksamhetens förmåga till utveckling och tillväxt. Genom att basera investeringen på en genomtänkt och väl förankrad strategi, kan organisationen säkerställa att det valda systemet inte bara är en lösning för dagens utmaningar utan också en drivkraft för morgondagens möjligheter.
Flexibilitet och anpassningsbarhet har blivit viktigare än att erbjuda all funktionalitet. Genom att prioritera dessa egenskaper och ha en tydlig utvecklingskarta för hur system och applikationer ska stödja verksamhetens utveckling, kan organisationen säkerställa en plan som bygger en bro mot framtiden.